Todos los días enfrentamos problemas dentro de nuestras organizaciones y cada problemas por mas sencillo que parezca requiere ser resuelto de manera efectiva.
Se ha escuchado hablar de muchas metodologías, sin embargo,
hay una metodología que no es muy conocida pero que sigue una estructura
detallada que nos ayuda a solucionar problemas que se pueden presentar en la organización
y que es aplicable para cualquier tipo de empresa.
La metodología de los siete pasos para la solución de problemas fue
desarrollada por la Unión de Científicos e Ingenieros Japoneses (JUSE), la cual
se encuentra directamente relacionada con el ciclo de mejora continua PHVA.
Compromiso de la Alta DirecciónCompromiso del equipoMotivación del personalCapacitación y entrenamiento del equipo,entre otros.
PLANIFICAR
Paso 1. Seleccionar y definir el problema: Como primer paso es identificar todas las
oportunidades de mejora y en base a criterios seleccionar el problema a atacar.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o Lluvia de ideas
o Value Stream Map (VSM)
o Matriz
de afinidad
o
Matriz
de decisión
o
Datos
históricos
o Revisión de indicadores, etc.
Un problema es la desviación entre una situación real y una deseada y éstos pueden identificarse mediante un sistemas de sugerencias donde se trabajan las mejoras rápidas conocidas como los "Short Kaizen", también se podrían trabajar problemas que requieren un análisis más estructurado, en ese caso se podría utilizar la metodología de los 7 paso, reporte A3, 8D, etc., sin embargo, hay problemas que responden a objetivos estratégicos de la organización donde se requiere un mayor conocimiento de técnicas y metodologías avanzadas como Lean Six Sigma y proyectos de innovación.
Paso 2. Comprender la situación actual y establecer metas: Una vez conocido el problema se debe recolectar toda la información necesaria a fin de identificar la brecha que existe, plantear metas y objetivos a alcanzar (Objetivos SMART). La clave en esta etapa es ir a recolectar la información al lugar real donde suceden las cosas, donde se agrega valor, es decir al “gemba”.“Vaya a verlo por sí mismo para comprender
a fondo la situación (genchi genbutsu)
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o
Value
Stream Map (VSM)
o
Ficha
de caracterización de procesos
o SIPOC
o 5W + 2H
o
Diagrama
de flujo
o
Hojas
de verificación
o
Diagrama
de Pareto, etc.
Paso 3. Identificar causa raíz: En esta etapa se genera una lista de probables causas, para que luego de ser analizados a juicio de expertos o estadísticamente se determine la causa que influye con un mayor impacto en el problema. Cabe mencionar que puede ser una o varias causas raíz.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o
Lluvia
de ideas
o
Diagrama
de Ishikawa
o
Árbol
de causas
o
Cinco
por qué, etc.
Paso 4. Definir actividades de mejora: Identificado la causa o causas raíz se tiene
generar una lista de probables soluciones para que en base a criterios se pueda
seleccionar la mejor alternativa. Es en esta etapa donde el equipo de mejora pone a trabajar su creatividad para generar las mejores soluciones. También es importante identificar los riesgos
asociados a las mejoras que se van a implementar.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o Lluvia de ideas
o Mapas mentales
o Método SCAMPER
o Los 6 sombreros
o
Matriz
de decisión
o
Matriz
de AMFE, etc.
HACER
Paso 5. Ejecutar actividades de mejora: Se debe diseñar un plan de acción donde
se definan las actividades de mejora a realizar, los responsables de ejecutar
cada actividad y los tiempos de ejecución, para ello nos podemos apoyar de la
herramienta 5W + 2H. Por último, se procede a ejecutar las actividades según lo
programado.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o Diagrama de Gantt
o 5W+ 2H
o Pruebas Piloto
o Diagrama de Pareto, etc.
VERIFICAR
Paso 6. Evaluar resultados: Después de un periodo de tiempo se vuelve
a recolectar datos del proceso para comparar el antes y después y ver en qué
medida se logró el objetivo. El indicador por excelencia para valorizar los beneficios después de implementar una mejora es el ROI.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o
Gráfico
de tendencia
o Histogramas
o AMFE II
o
Diagrama
de Pareto, etc.
ACTUAR
Paso 7. Estandarizar: Finalmente se deben de implementar mecanismos que aseguren que las soluciones y/o mejoras implementadas sean sostenibles en el tiempo. La clave en esta etapa es "hacer visible los problemas", es decir, que el gemba hable; que dando un vistazo al lugar de trabajo, saber como debería hacerse el trabajo y si hay alguna desviación de ese estándar.
Algunas herramientas que se pueden utilizar:
o
Gestión visual
o
Lecciones de un punto (LUP’s)
o
Instructivos
o Manuales, etc.
Un punto muy importante en esta etapa es la capacitación y/o entrenamiento a los responables de los nuevos métodos de trabajo.
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