Las 5S: Un recorrido hacia la Excelencia Operacional

La 5S, originada en Japón como parte del sistema de producción Toyota, se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan alcanzar la excelencia operacional. Durante los últimos años, he tenido el privilegio de evaluar la implementación de este sistema en diversas empresas de manufactura, tanto en Perú como en el extranjero.

Este recorrido no solo me ha permitido conocer diferentes industrias, sino también observar cómo la implementación de las 5S transforma los entornos laborales, mejorando la productividad y fomentando una cultura de mejora continua.

Las 5S está compuesta por cinco etapas interdependientes. Cada una aporta valor en términos de productividad, calidad y seguridad.

1. Seiri (Clasificar)

Objetivo: Separar lo necesario de lo innecesario en el área de trabajo.

• Evaluación práctica: En todas las empresas evaluadas, este paso inicial ha permitido liberar espacio y optimizar el uso de los recursos de la organización como insumos, materiales, suministros, personas, entre otros.
• Beneficios: Reducción del desperdicio, del nivel de inventarios, de productos vencidos, del consumo de energía y agua, entre otros.
• El efecto final de lograr estos objetivos radica en el impacto en los costos.

2. Seiton (Ordenar)

Objetivo: Organizar los materiales de manera que se encuentren fácil y rápidamente.

• Premisas: 
• Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
• Una etiqueta para cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta
• Las cosas tiene que estar dispuestas de acuerdo a su frecuencia de uso; es decir, lo que más se utiliza estrá más cerca, para ahorrar tiempo y espacio
• Evaluación práctica: Empresas como Industria San Miguel del Caribe S.A. y OVOSUR S.A. han destacado por implementar sistemas de control visual que ayuda a los operarios a trabajar con mayor fluidez lo que permitió ahorrar tiempo y mejorar el ciclo de producción.
• Beneficios: Incremento de la capacidad de producción, reducción de tiempos muertos y cumplimiento de fechas de entrega.
• El efecto final de lograr estos objetivos es el incremento de la productividad.

3. Seiso (Limpiar)

Objetivo: Indentificar y eliminar las fuentes de suciedad.

• Evaluación práctica: En Corporación Pesquera Inca y Compañía Minera Raura, implementar rutinas de limpieza ha mejorado significativamente la seguridad y ha asegurado que todos los equipos se encuentren siempre en perfecto estado de uso, a fin de evitar riesgos o desperdicios por mala operatividad.
• Beneficios: Mayor seguridad, vida útil prolongada de las máquinas y equipos, reducción en el gasto de mantenimiento, reducción de horas de parada de planta y un ambiente laboral más agradable.
• El efecto final de lograr estos objetivos impacta notablemente en la seguridad de los colaboradores y la vida útil de las máquinas y equipo de la organización.

4. Seiketsu (Estandarizar)

Objetivo: Tomar acciones o medidas que permitan evitar errores y mantener el nivel alcanzado con las primeras tres S.

• Evaluación práctica: Empresas como Aris Industrial S.A. han desarrollado manuales y procedimientos para estandarizar prácticas de organización y limpieza. En el recorrido en planta se pudo observar la implementación de poka-yokes (a prueba de errores) que permiten desarrollar sus actividades sin cometer errores y los controles visuales que facilitan la comunicación rápida y efectiva, mejoran la eficiencia operativa contribuyendo a un entorno de trabajo más seguro y productivo.
• Beneficios: Mejora en la calidad, reducción de errores y sostenibilidad del sistema.
• El efecto final de lograr estos objetivos impacta en la práctica de la mejora continua organizacional.

5. Shitsuke (Disciplina)

Objetivo: Fomentar el compromiso y disciplina para mantener las 5S a largo plazo.

• Evaluación práctica: En industrias como PALMAWASI y Archroma Perú S.A., se trabajó en la creación de una cultura organizacional enfocada en la mejora continua. Además, realizan auditorías periódicas y programadas orientadas a verificar el cumplimiento de la aplicación del Sistema 5S.
• Beneficios: Incremento de la moral y el clima laboral, mayor compromiso del personal, cultura de mejora y estándares elevados en todas las áreas.
• El efecto final de lograr estos objetivos se evidencia en una cultura organizacional con pensamiento 5S, con menos desperdicio, mayor conciencia y mejores resultados.

La implementación de las 5S ha demostrado ser una estrategia poderosa para las empresas que buscan optimizar sus procesos y establecer una cultura de excelencia. A lo largo de mis evaluaciones, he podido presenciar resultados que van desde un aumento en la productividad hasta una mejora notable en la seguridad y la moral del equipo.

Aunque cada empresa enfrenta desafíos únicos, el éxito radica en el compromiso de todos los niveles organizacionales. Cuando las 5S se aplican correctamente, no solo transforman espacios físicos, sino también la mentalidad de las personas que los habitan.

Metodología para la solución de problemas

La mejora continua es el eje fundamental de toda organización que busca alcanzar la excelencia operacional.

Todos los días enfrentamos problemas dentro de nuestras organizaciones y cada problemas por mas sencillo que parezca requiere ser resuelto de manera efectiva. 

Se ha escuchado hablar de muchas metodologías, sin embargo, hay una metodología que no es muy conocida pero que sigue una estructura detallada que nos ayuda a solucionar problemas que se pueden presentar en la organización y que es aplicable para cualquier tipo de empresa.

La metodología de los siete pasos para la solución de problemas fue desarrollada por la Unión de Científicos e Ingenieros Japoneses (JUSE), la cual se encuentra directamente relacionada con el ciclo de mejora continua PHVA.

Previo a la explicación de la metodología, hablaremos de la formación de los equipos de mejora. Éstos equipos de mejora son un conjunto de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito en común y se encuentran organizados voluntariamente para desarrollar actividades de mejora.

Podemos mencionar que los equipos de mejora permiten desarrollar habilidades de liderazgo, comunicación, trabajo en equipo, análisis de problemas, entre otros.

Algunas consideraciones que debemos de tomar antes de formar un equipo de mejora son:

Compromiso de la Alta Dirección

Compromiso del equipo

Motivación del personal

Capacitación y entrenamiento del equipo,

entre otros.

Una de las principales actividades que tiene que realizar el equipo de mejora una vez conformado el equipo es definir los roles y responsabilidades del equipo, para ello, una de las herramientas que se puede utilizar es la Matriz RACI

PLANIFICAR

Paso 1.  Seleccionar y definir el problema: Como primer paso es identificar todas las oportunidades de mejora y en base a criterios seleccionar el problema a atacar.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Lluvia de ideas

o  Value Stream Map (VSM)

o Matriz de afinidad

o   Matriz de decisión

o   Datos históricos

o   Revisión de indicadores, etc.

Un problema es la desviación entre una situación real y una deseada y éstos pueden identificarse mediante un sistemas de sugerencias donde se trabajan las mejoras rápidas conocidas como los "Short Kaizen", también se podrían trabajar problemas que requieren un análisis más estructurado, en ese caso se podría utilizar la metodología de los 7 paso, reporte A3, 8D, etc., sin embargo, hay problemas que responden a objetivos estratégicos de la organización donde se requiere un mayor conocimiento de técnicas y metodologías avanzadas como Lean Six Sigma y proyectos de innovación.

Paso 2. Comprender la situación actual y establecer metas: Una vez conocido el problema se debe recolectar toda la información necesaria a fin de identificar la brecha que existe, plantear metas y objetivos a alcanzar (Objetivos SMART). La clave en esta etapa es ir a recolectar la información al lugar real donde suceden las cosas, donde se agrega valor, es decir al “gemba”.“Vaya a verlo por sí mismo para comprender a fondo la situación (genchi genbutsu)

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Value Stream Map (VSM)

o   Ficha de caracterización de procesos

o   SIPOC

o 5W + 2H

o   Diagrama de flujo

o   Hojas de verificación

o   Diagrama de Pareto, etc.

Paso 3. Identificar causa raíz: En esta etapa se genera una lista de probables causas, para que luego de ser analizados a juicio de expertos o estadísticamente se determine  la causa que influye con un mayor impacto en el problema. Cabe mencionar que puede ser una o varias causas raíz.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Lluvia de ideas

o   Diagrama de Ishikawa

o   Árbol de causas

o   Cinco por qué, etc.

Paso 4. Definir actividades de mejora: Identificado la causa o causas raíz se tiene generar una lista de probables soluciones para que en base a criterios se pueda seleccionar la mejor alternativa. Es en esta etapa donde el equipo de mejora pone a trabajar su creatividad para generar las mejores soluciones. También es importante identificar los riesgos asociados a las mejoras que se van a implementar.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Lluvia de ideas

o Mapas mentales

o Método SCAMPER

o Los 6 sombreros

o   Matriz de decisión

o   Matriz de AMFE, etc.

HACER

Paso 5. Ejecutar actividades de mejora: Se debe diseñar un plan de acción donde se definan las actividades de mejora a realizar, los responsables de ejecutar cada actividad y los tiempos de ejecución, para ello nos podemos apoyar de la herramienta 5W + 2H. Por último, se procede a ejecutar las actividades según lo programado.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Diagrama de Gantt

o   5W+ 2H

o Pruebas Piloto

o   Diagrama de Pareto, etc.

VERIFICAR

Paso 6. Evaluar resultados: Después de un periodo de tiempo se vuelve a recolectar datos del proceso para comparar el antes y después y ver en qué medida se logró el objetivo. El indicador por excelencia para valorizar los beneficios después de implementar una mejora es el ROI.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Gráfico de tendencia

o   Histogramas

o AMFE II

o   Diagrama de Pareto, etc.

ACTUAR

Paso 7. Estandarizar: Finalmente se deben de implementar mecanismos que aseguren que las soluciones y/o mejoras implementadas sean sostenibles en el tiempo. La clave en esta etapa es "hacer visible los problemas", es decir, que el gemba hable; que dando un vistazo al lugar de trabajo, saber como debería hacerse el trabajo y si hay alguna desviación de ese estándar.

Algunas herramientas que se pueden utilizar:

o   Gestión visual

o   Lecciones de un punto (LUP’s)

o   Instructivos

o   Manuales, etc.

Un punto muy importante en esta etapa es la capacitación y/o entrenamiento a los responables de los nuevos métodos de trabajo.

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Las 07 Herramientas Básicas de Calidad

No cabe duda que hoy en día el uso y manejo de las herramientas de calidad son clave para dar solución a los problemas que se nos presenta día a día en nuestras organizaciones.

A pesar que las 07 Herramientas Básicas de Calidad se desarrollaron de forma independiente una de la otra, fue el Dr. Kaoru Ishikawa de la Universidad de Tokio, quién popularizó su uso en los Círculos de Calidad en Japón. "Se trata de utilizar las herramientas correctas en el momento adecuado". El Dr. Kaoru Ishikawa sostenía que las 07 Herramientas Básicas de Calidad podrían utilizarse para resolver el 95% de los problemas de una empresa.

Las Herramientas de Calidad las podemos clasificar de la siguiente manera:

Las "Estadísticas" y las "No Estadísticas".

Dentro de las "Herramientas Estadísticas" tenemos a los Histogramas, Gráficos de Control, Diagrama de Pareto y Diagrama de Dispersión.

Asimismo tenemos a las Hojas de Verificación, Estratificación (algunos autores consideran al Diagrama de Flujo) y Diagrama de Ishikawa como "Herramientas No Estadísticas".

Herramientas Estadísticas: Consideradas así porque de ellas se pueden obtener estadísticos descriptivos como la media, mediana, desviación estándar (en el caso de los histogramas), coeficiente de correlación ( en el caso del diagrama de dispersión) y los límites de control los cuales parten de la media y la desviación estándar de un proceso (en el caso de los gráficos de control)

1. Histogramas: Se utilizan para investigar los patrones de los datos, donde se refleja la variación presente en un conjunto de datos tomados en un proceso.
2. Gráficas de Control: Indica cuando el proceso está fuera de control y ayuda a identificar la presencia de una variación por causas especiales.
3. Diagrama de Pareto: También conocida como la regla 80/20. Se utiliza para determinar el impacto, la influencia o el efecto que tienen determinados elementos sobre un aspecto o el indicador del proceso.
4. Diagrama de Dispersión: Nos ayuda a visualizar el tipo y el grado de relación entre dos variables.

Herramientas No Estadísticas: Consideras así porque son herramientas de gestión donde no se obtienen valores estadísticos.

1. Hoja de Verificación: También conocida como Lista de Verificación. Facilita la recolección de los datos. Organiza automáticamente los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante
2. Estratificación: Nos ayuda a clasificar o agrupar los datos en sus diversas categorías y/o factores para que el problema pueda ser entendido.
3. Diagrama de Ishikawa: También conocida como Espina de Pescado. Muestra de forma organizada la relación entre un problema y sus posibles causas.

Por último, les invito a contestar la siguiente encuesta para conocer qué herramientas de calidad ustedes utilizan para solucionar problemas. Al final de la encuesta podrán descargar gratis la infografía preparada para mis lectores sobre la Siete Herramientas Básicas de Calidad. (Click aquí) 

Proceso bajo control o Proceso estable

Sabemos que una de las herramientas poderosas del Control de Calidad son las gráficas de control las cuales son la base para la metodología Seis Sigma.

Los gráficos de control sirven para identificar la presencia de variación por causas especiales. Pero, ¿Qué son las causas especiales?

Las causas especiales, llamadas también causas asignables son situaciones o circunstancias especiales que aparecen de forma esporádica en los procesos. Por lo general, pueden ser identificadas y eliminadas fácilmente.

Por otro lado, las causas comunes son parte inherente del proceso y su variación está dada de forma natural por las 6M: Materiales, Máquina, Medición, Mano de Obra, Métodos y Medio Ambiente. Cada una de ellas producen pequeñas variaciones las cuales son difíciles de eliminar ya que forman parte del sistema.

En la gráfica se muestra un proceso donde sus valores se encuentran dentro de los límites de control, por esto podríamos decir que el proceso se encuentra bajo control, sin embargo, ¿podríamos afirmar que es un proceso estable?

Se dice que un proceso es estable cuando solo se ve afectado con causas comunes de variación, por tal motivo, para afirmar que el proceso es estable debemos estar seguros que éste no está siendo afectado por causas especiales.

Para poder detectar que nuestro proceso está siendo afectado por causas especiales debemos de considerar lo siguiente:

1. Un valor que cae fuera de los límites de control
2. Los valores que se encuentran dentro de la gráfica de control siguen ciertos patrones específicos. Para ello, podemos realizar 8 tipos de prueba, las cuales ayudan a detectar si en nuestro proceso existen causas especiales.

• Prueba 1: Un punto a más de 3 sigma de la línea central
• Prueba 2: Nueve puntos consecutivos en el mismo lado de la línea central
• Prueba 3: Seis puntos consecutivos, todos en orden creciente o decreciente
• Prueba 4: Catorce puntos consecutivos, alternados arriba y abajo
• Prueba 5: Dos de tres puntos a más de 2 sigma de la línea central (del mismo lado)
• Prueba 6: Cuatro de cinco puntos a más de 1 sigma de la línea central (del mismo lado)
• Prueba 7: Quince puntos consecutivos dentro de 1 sigma de la línea central (en cualquier lado)
• Prueba 8: Ocho puntos consecutivos a más de 1 sigma de la línea central n cualquiera de los lados)

Con la ayuda del software Minitab, podemos identificar que el proceso no pasa la prueba 6, es decir, el proceso No es estable. (Ver vídeo)

En conclusión, podemos decir que un proceso que está bajo control, no necesariamente es un proceso estable.